第一章总则
第一条为加强信访事项档案的管理，维护信访事项档案的完整与安全，更好地为信访工作服务，构建和谐社会，促进经济发展，根据《中华人民共和国档案法》、《信访条例》、《贵州省档案条例》和《贵州省信访条例》的规定，结合我省实际，制定本办法。
第二条本办法所指的信访事项档案，是各级信访工作机构办理公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况，提出建议、意见或者投诉请求等信访事项工作中直接形成的、具有查考利用价值的各种形式和载体的历史记录，是国家基本专业档案之一。
各级信访工作机构在工作活动中形成的其它具有查考利用价值的各类档案，执行国家有关的档案管理规定。
第三条信访事项档案是信访工作机构档案全宗的重要组成部分，实行集中统一管理，确保档案的完整与安全，便于对档案的有效利用。
第四条各级信访工作机构要配备专人管理档案，明确岗位职责，将信访事项档案工作纳入本机构目标绩效管理。
第五条 各级信访工作机构和档案行政管理部门，应加强对信访事项档案工作的监督指导，开展业务培训，实现信访事项档案的规范管理。
第六条本办法适用于全省各级信访工作机构，中央在黔和省属企事业单位的信访事项档案管理，参照本办法执行。
第二章收集
第七条各级信访工作机构应当制定信访事项档案的收集整理制度，明确归档范围、归档时间和归档要求，确保信访事项档案完整收集、规范整理、及时归档。
第八条凡是在信访事项办理过程中形成的，具有查考利用价值的各种形式和载体文件材料，均属收集范围。
各级信访工作机构在信访事项办理过程中形成的，应当收集的材料主要包括：
(一)来信来访登记、信访人的反映材料;
(二)上级部门、领导批示交办、转送的重要信访事项的函件及附件材料，督办和办理结果的呈报材料;
(三)办理本级信访事项中形成的各种文字材料;
(四)信访事项办理、复查、复核程序中形成的材料;
(五)信访工作计算机管理系统中办理信访事项的电子文件材料。
第九条 收集的信访事项文件材料应当完整、准确，载体和书写材料要符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用纯蓝墨水、红墨水笔、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料起草和签批文件。
第三章整理与归档
第十条信访事项档案的保管期限，分为永久、30年和10年。
(一)永久保管期限的信访事项档案主要指：
1、上级信访工作机构或部门、各级领导交办、转送的属于本信访工作机构法定职责范围受理的信访事项，对该信访事项有重要批示，对解决信访事项有明确态度或限期办理意见，信访事项有处理结果的文件材料。
2、本信访工作机构立案受理的信访事项，有本级党政领导重要批示，信访事项有重大影响或涉及信访人重要合法权益，信访事项有处理结果的文件材料。
3、信访工作机构办理信访事项复查、复核工作中形成的文件材料。
(二)30年保管期限的信访事项档案主要指：
上级信访工作机构或部门、各级领导交办、转送的属于本信访工作机构法定职责范围受理的信访事项，对该信访事项有一般批示，对解决信访事项只作阅研、酌处、阅处、圈阅转处等批示，信访事项办结并有处理意见的文件材料。
(三)10年保管期限的信访事项档案主要指：
本信访工作机构立案登记受理的一般性信访事项，有承办单位或承办人办理回复的文件材料。
第十一条信访事项档案实行承办部门责任人整理的原则，谁承办，谁收集，谁整理，谁归档。
第十二条信访事项档案按一事一卷的方法进行整理。信访事项档案的整理，要遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系和成套性，同一时间、同一信访事项的全部文件材料，原则上组为一卷，文件材料较多的情况，也可一事多卷。
信访事项档案的归属年度，按信访事项办理结束年度进行归档。
第十三条信访事项档案卷内文件的排列顺序为：
(一)信访事项办结完毕后形成的答复、复查、复核意见书;
(二)上级信访机关、部门或领导交办、转办、督办的函件及附件，本级领导的批示件;
(三)来信来访登记表、来电电话记录、信访人反映材料;
(四)承办机关或部门、单位调查、核实的材料，形成的报告、答复意见书及附件等;
(五)信访事项督办工作中的文件材料;
(六)信访人对结案处理的意见，签订的息访协议书(承诺书);
(七)历次处理的材料。
第十四条信访事项档案的整理。
(一)编制页号。以卷为单位，按照卷内文件的排列顺序，在文件外侧的左上角或右上角，使用铅笔逐页编制流水页号。卷内有照片的页面，可把照片固定在芯页上，再编写页号。
(二)编制卷内文件目录。按照卷内文件排列顺序，逐件编制卷内文件目录(附件1)，项目包括顺序号、文号、责任者、文件题名、日期、页号和备注。卷内文件目录置于卷首。
(三)填写案卷封面(附件2)。为方便检索，信访事项档案的案卷题名应包括信访人姓名、信访内容等必备要素。
(四)填写备考表(附件3)。备考表置于卷底，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
(五)装订。信访事项档案使用软卷皮采用三孔一线装订，装订的材料应符合档案保护的要求。软卷皮的尺寸规格按照《文书档案案卷格式》(GB/T 9705—2008)制作。
(六)应归档的信访事项文件材料中有录音带、磁带、磁盘等特种载体的，参照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T 15-1995)和《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894—2002)等有关标准，另行分类整理编目存放，并填写相应的参见号。
第十五条编制信访事项档案档号。信访事项档案的全宗号，使用信访工作机构的全宗号，由同级综合档案馆编制确定。信访事项档案在全宗内，以目录号或类别号区分。信访事项档案的案卷号，在分类编号方案的最低一级类目下，按照时间先后依序流水编制。
第十六条编制信访事项档案案卷目录。信访事项档案案卷目录(附件4)，主要有案卷号、案卷题名、年度、页数、保管期限、参见号和备注等项目。其中，参见号填写信访人同一信访事项不同时期办理的信访事项档案的档号。
第十七条装盒。编目后的信访事项档案，按照年度、保管期限和案卷号顺序号，依序逐卷装入档案盒内，并填写档案盒盒脊(附件5),卷盒封面为空白面。档案盒尺寸规格按照《文书档案案卷格式》(GB/T 9705—2008)制作。
第十八条信访事项办理结束后，具体承办人员应当及时收集、整理信访事项档案，并在三个月内将整理规范的信访事项档案向本机构综合档案室移交归档。
第十九条信访工作机构综合档案室接收信访事项档案时，接收人应当依照本办法检查验收，对符合质量要求的，清点移交，填具《信访事项档案移交清册》(附件6)一式两份，由交接人员双方签字确认。不符合质量要求的，接收人有权要求承办人限期整理规范后移交。
第二十条各级信访工作机构保管的信访事项档案，应当按照国家有关规定按期向同级综合档案馆移交。
第四章保管与利用
第二十一条各级信访工作机构应当配备专门的档案库房，配置防盗、防火、防潮、防光、防虫、防尘等设施，采取必要的保护措施，确保档案的完整与安全。
第二十二条各级信访工作机构计算机管理系统中办理信访事项的电子文件，应当实行物理归档，实施异质备份。有条件的，可以提前向同级综合档案馆移交。
第二十三条各级信访工作机构应建立健全信访事项档案的利用制度，对信访事项档案的利用，履行的审批、登记等手续。其他单位和个人利用信访事项档案，须凭有效证明，说明利用目的，经本机构领导批准后，按照有关规定办理查阅利用。
第二十四条利用信访事项档案，应当遵守档案和保密工作的法律法规，禁止损毁、涂改、伪造信访事项档案，禁止擅自提供、公布信访事项档案。
第二十五条各级信访工作机构保管期限到期的信访事项档案，应当按照国家有关规定及时组织鉴定，对不需要继续保管的信访事项档案，须编制销毁清册，报请本机构主要领导批准后，按有关程序销毁。
（来源：贵州省档案局政策法规处）